Jak funguje on-line účetnictví a outsourcing mezd?
Účetnictví přes internet je určeno pro každého, pro malé i velké společnosti, pro OSVČ i pro firmy, pro lokální i nadnárodní společnosti. Vedení účetnictví přes internet umožňuje rozlišovat různé účetní funkce, dle toho jakou roli a jaká data uživatel potřebuje. To může v úvodu vypadat trošku komplikovaně. Nicméně s klienty pracujeme tak, aby došlo k co největšímu zjednodušení celého procesu. Finální standardizovaný postup je pravidelně měřen a kontrolován. Internetové účetnictví je možné využívat z jakéhokoliv PC s přístupem na internet 24 hodin a 7 dní v týdnu. Nepotřebujete investovat do žádného speciálního software. Proto přináší internetový outsourcing účetnictví lepší výsledky, levnější a lépe zabezpečené. Jedná se o mhohem efektivnější způsob vedení účetnicví než využívání interních účetních, interního software a „mostů“ do lokálních sítí.
Identikace a rozlišení účetnictví versus vkládání dat
VKLÁDÁNÍ DAT
Tyto aktivity jsou běžně realizovány každý den a různou formou. Obvykle jsou doklady předávány účetnímu, který je vkládá do účetního software. Nejčastěji data zahrnují generování odběratelských faktur, zapisování přijatých faktur, vytváření příkazů k úhradě, vkládání bankovních výpisů a vedení pokladny.
S naším software pro internetové účetnictví nevyžadují tyto aktivity znalost vedení účetnictví. Náš software a nastavené postupy umožňují vkládání dat mnohem jednodušší formou než u běžného software. Pokud člověk využívá MS Excel, lze data do naší aplikaci přímo importovat, což je mnohem jednodušší než klasické přepisování.
Pokud to jde, snažíme se využívat importy a exporty dat z jiných systémů, především z banky.
VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
zahrnuje především kontrolu vložených dat. Následně proběhne generování účetních dokladů pro každou zadanou položku a jejich odeslání do hlavní knihy. Dále zajišťujeme evidenci pohledávek, závazků, záloh a párování plateb, přípravu finančních reportů, vyhodnocování dosažených finančních výsledků a jejich porovnávání s plánem
Součástí našich služeb je zajišťování hladkého chodu systému, pravidelná příprava příkazů k úhradě a podobně. Naši konzultanti zabezpečují efektivní a řádné vkládání dat, udržují kontakt s lidmi, kteří vkládají data a odpovídají na jejich případné dotazy. Garantují, že finanční reporty, daně a jednání se státními úřady a audity jsou řádně zrealizovány.
Rozhodnutí o vložení dat
Je to velmi flexibilní. Data mohou být vkládána přímo v dané firmě, externě nebo se může jednat o kombinaci z různých externích míst. Často přijaté a vydané faktury jsou realizovány přímo ve firmě, bankovní a platební příkazy k úhradě jsou realizovány na centrále firmy a zbývající účetní úkony externím účetním. Vše je vždy přizpůsobeno potřebě a konkrétním požadavkům klienta. Vyžadují-li to změny ve stavu zaměstnanců nebo situace na trhu, nastavení je možné kdykoliv jednoduše změnit.
Kdo bude co dělat
Díky flexibilnímu řešení internetového účetnictví je možné také rozhodnout, kdo bude vykonávat jaké úkony. Například, obchodník může vytvořit fakturu, ale pouze účetní může vložit nového dodavatele a klienta. Jiný příklad, pokladní může vložit výpisy z banky a připravit příkaz k úhradě, ale nemůže vložit faktury k zaplacení nebo upravit účet odběratele. Dále je možné přizpůsobit každému uživateli jeho přístupová práva a rozsah zobrazení informací
Import a export dat
Import nebo export dat je mnohem efektivnější než jejich ruční vkládání. Naše internetové účetnictví umožňuje export většiny dat do MS Excel. Aplikace vytváří příkazy k úhradě, které mohou být exportovány do většiny aplikací internetového bankovnictví. Software pro internetové bankovnictví umožňuje importovat data v CVS formátu. Data, která můžeme importovat, zahrnují: banku (v různých formátech dle konkrétní banky), pokladnu, přijaté a vydané faktury, informace o zákaznících a o dodavatelích, produkty, tabulku účtů, plán a reálný odhad výsledku (tzv. forcast).
Interní zaměstnanec versus externí asistent
Jak už jsme zmínili na této webové stránce, naše řešení umožňuje maximální flexibilitu co do lokality a rozsahu prací ze strany zaměstnanců. Vše může být různě měněno i v průběhu spolupráce. Například pokud vkládá data zaměstnanec firmy a onemocní, pak vkládání dat může být zajištěno externím pracovníkem účetní firmy. Klíčové je najít pro každou firmu nejvíce praktické a cenově optimální řešení. Pokud jde firmě o co nejnižší náklady, může realizovat více aktivit než jen vkládání dat. Pokud se chce firma soustředit na svůj hlavní předmět podnikání a nechce se zatěžovat otázkami okolo vedení účetnictví, může vkládat pouze nejnutnější / nejefektivnější minimum – vše je flexibilní. Kdokoliv může vkládat data odkudkoliv, pokud je počítač připojen na internet.